Validatie publicaties

U bent hier

Publicaties spelen een belangrijke rol in de verdeling van de middelen die de overheid ter beschikking stelt voor de stimulering van academisch wetenschappelijk onderzoek in Vlaanderen. Het berekenen van de bibliometrische parameters voor deze verdeelsleutels behoort tot het takenpakket van ECOOM. ECOOM, het Expertisecentrum Onderzoek en Ontwikkelingsmonitoring, is een interuniversitair consortium van de Vlaamse Gemeenschap waaraan alle Vlaamse universiteiten (KU Leuven, UGent, VUB, UAntwerpen en UHasselt) deelnemen. Jaarlijks valideert ECOOM de publicaties van de Vlaamse universiteiten die voldoen aan de criteria voor opname in de verdeelsleutels voor overheidsfinanciering. Enkel publicaties die kunnen worden toegekend aan een Vlaamse universiteit en die zijn opgenomen in bepaalde indexen van de Web of Science Core Collection en/of het VABB-SHW komen in aanmerking voor validatie.

De precieze voorwaarden voor validatie door ECOOM worden hieronder toegelicht.

  1. Hoe zorg ik ervoor dat mijn publicatie in Web of Science terechtkomt en gevalideerd wordt door ECOOM?
  2. Hoe zorg ik als onderzoeker in de sociale en humane wetenschappen ervoor dat mijn publicatie in aanmerking komt voor opname in het VABB-SHW en dus voor validatie door ECOOM?

Hoe zorg ik ervoor dat mijn publicatie in Web of Science terechtkomt en gevalideerd wordt door ECOOM?

Affiliatie

Zorg er eerst en vooral voor dat u uw UHasselt affiliatie (correct) op de publicatie vermeldt. Enkel publicaties met UHasselt affiliatie komen immers in aanmerking voor validatie. Meer info over hoe u op de juiste manier uw UHasselt affiliatie vermeldt op een publicatie of dataset vindt u op de bibliotheekwebsite.

Publicatietypes

Enkel bepaalde publicatietypes in de Web Of Science Core Collection komen in aanmerking voor validatie, nl.

  • Journal contributions met subtype Letter / Article / Note / Review, én opgenomen in de Science Citation Index Expanded (SCIE) en/of Social Science Citation Index (SSCI) en/of Arts & Humanities Citation Index (AHCI) (UHasselt publicatiecategorie A1)
  • Proceedings papers opgenomen in de Conference Proceedings Citation Index-Science (CPCI-S) en/of de Conference Proceedings Citation Index-Social Sciences & Humanities (CPCI-SSH), (UHasselt publicatiecategorie C1)

Stappenplan

Om ervoor te zorgen dat uw Web of Science publicatie gevalideerd wordt door ECOOM, gaat u als volgt tewerk:

Indien u gaat publiceren in een tijdschrift:

Controleer of het tijdschrift in de Science Citation Index Expanded (SCIE) en/of Social Science Citation Index (SSCI) en/of Arts & Humanities Citation Index (AHCI) voorkomt. Surf hiervoor naar de Master Journal List, waar u per tijdschrift onder de rubriek “Web of Science Coverage” kan zien of en in welke Web of Science index(en) het is opgenomen. Om van deze tool gebruik te kunnen maken, dient u zich eerst te registreren met uw UHasselt emailadres.

Indien u nog geen tijdschrift gekozen heeft voor uw publicatie, volg dan de volgende stappen:

1. Surf naar de Master Journal List, laat de zoekbalk leeg en klik op “Search Journals”:

2. Selecteer via de filter Web of Science Coverage de gewenste index. U krijgt een overzicht van alle tijdschriften die in de desbetreffende index voorkomen en kan verder filteren op bijvoorbeeld Category om een tijdschrift te vinden in de gewenste discipline.

Indien u een proceedings paper gaat publiceren:

Hier is de situatie wat complexer. U hangt immers af van hoe de conference proceedings zullen worden uitgegeven, hetzij als boek, hetzij in een tijdschrift.

Conference proceedings uitgegeven als boek

Zoals hierboven reeds aangegeven, valideert ECOOM enkel de proceedings papers die opgenomen zijn in de Conference Proceedings Citation Index-Science (CPCI-S) en/of de Conference Proceedings Citation Index-Social Sciences & Humanities (CPCI-SSH) (UHasselt publicatiecategorie C1). De procedure voor opname verloopt als volgt: de uitgever dient het volledige proceedings boek voor evaluatie in bij Clarivate Analytics. Pas na een positief antwoord worden de proceedingsbijdragen opgenomen in Web of Science en worden ze dus ook gevalideerd door ECOOM.

Conference proceedings gepubliceerd in een tijdschrift

Sommige proceedingsbijdragen worden opgenomen in een tijdschrift. Opdat uw proceedings paper gevalideerd wordt door ECOOM, dient het desbetreffende tijdschrift voor te komen in de Science Citation Index Expanded (SCIE) en/of Social Science Citation Index (SSCI) en/of Arts & Humanities Citation Index (AHCI). Meer info over hoe u dit kan nagaan, vindt u via deze link.

 

Hoe zorg ik als onderzoeker in de sociale en humane wetenschappen ervoor dat mijn publicatie in aanmerking komt voor opname in het VABB-SHW en dus voor validatie door ECOOM?

Het Vlaams Academisch Bibliografisch Bestand voor de Sociale en Humane Wetenschappen (VABB-SHW) is een databank die de publicaties verzamelt van sociale en humane wetenschappers verbonden aan de Vlaamse universiteiten. Dankzij het VABB-SHW wordt de specifieke onderzoeksoutput van de sociale en humane wetenschappen erkend, gevaloriseerd en kan ze bijdragen tot een onderbouwde verdeling van onderzoeksmiddelen tussen de Vlaamse universiteiten. 

Affiliatie

Zorg er eerst en vooral voor dat u uw UHasselt affiliatie (correct) op de publicatie vermeldt. Enkel publicaties met UHasselt affiliatie komen immers in aanmerking voor validatie. Meer info over hoe u op de juiste manier uw UHasselt affiliatie vermeldt in een publicatie of dataset vindt u op de bibliotheekwebsite.

Daarnaast worden er in het VABB-SHW enkel publicaties opgenomen van onderzoekers die behoren tot een organisatie die door het VABB-SHW erkend is als een entiteit in de sociale en humane wetenschappen. Meer info over welke organisaties dit zijn, kan u bekomen via Eline Schoeters of Hilde Cleeren van de Universiteitsbibliotheek.

Publicatietypes

Enkel de volgende UHasselt publicatietypes komen in aanmerking voor validatie:

  • Contributies in tijdschriften opgenomen in de VABB-SHW tijdschriftenlijst die voldoen aan de VABB-SHW criteria (zie verder) met subtype in de Document Server: Article, Note, Review en Letter (UHasselt publicatiecategorie A1)
  • Boeken met ISBN of ISSN (Rol: auteur of editor)  (UHasselt publicatiecategorie B1)
  • Boekdelen met ISBN of ISSN (Rol: auteur of editor) (UHasselt publicatiecategorie B2)
  • Proceedings Papers met ISBN of ISSN (UHasselt publicatiecategorie C1)
  • Research Reports en Working Papers met ISBN/ISSN (UHasselt publicatiecategorie R1)

Het Gezaghebbend Panel (GP) van het VABB-SHW oordeelt welke publicaties gevalideerd worden en dus opgenomen worden in het VABB-SHW. Dit gebeurt op basis van de volgende criteria uit het BOF-besluit:

  1. ze zijn publiek toegankelijk,
  2. ze zijn op een ondubbelzinnige manier identificeerbaar via een ISSN- of ISBN-nummer,
  3. ze leveren een bijdrage aan de ontwikkeling van nieuwe inzichten of de toepassing ervan,
  4. ze worden voor verschijnen beoordeeld in een aantoonbaar peer reviewproces* door wetenschappers die expert zijn in de betrokken (deel)discipline(s),
  5. ze zijn minstens vier pagina's lang.

*Peer review moet worden uitgevoerd door een editorial board, door een vast leescomité, door externe referees of door een combinatie van die types. Daarbij moet minstens een inbreng zijn die extern is aan de onderzoeksgroep en die onafhankelijk is van de auteur(s). De peer review wordt niet door de auteur georganiseerd.

Stappenplan

Om ervoor te zorgen dat uw publicatie opgenomen kan worden in het VABB-SHW, dient uw publicatie dus aan alle vijf de bovenstaande criteria te beantwoorden. Om aan het criterium onder puntje 4 te voldoen, gaat u als volgt tewerk:

  • Indien u gaat publiceren in een tijdschrift: 
    Controleer of het tijdschrift terug te vinden is in de Lijst van tijdschriften in VABB-SHW versie X (2009-2018), raadpleegbaar via de website van het VABB-SHW. Indien dit het geval is en uw tijdschriftpublicatie is minstens 4 pagina’s lang, dan zal uw publicatie in het VABB-SHW worden opgenomen. Indien dit niet het geval is en u wenst dat uw publicatie alsnog in aanmerking kan komen voor opname in het VABB-SHW, dient u een bewijs van peer review te voorzien voor het desbetreffende tijdschrift en dit bewijs op te laden bij de desbetreffende tijdschriftpublicatie in de Document Server. Dit bewijs dient steeds een publiek zichtbare verklaring van peer review (bijvoorbeeld op de website van het tijdschrift) te bevatten, dus een algemeen redactioneel beleidsdocument waarin het beleid/de procedure van peer review voor het tijdschrift wordt toegelicht. De Universiteitsbibliotheek bezorgt dit bewijs tijdens de maand oktober aan het Gezaghebbend Panel van het VABB-SHW die vervolgens oordeelt of het tijdschrift al dan niet opgenomen wordt in de volgende versie van het VABB-SHW die in juni wordt gepubliceerd. 
  • Indien u (in) een (proceedings) boek gaat publiceren:
    Controleer of de uitgever én het specifieke ISBN-prefix van deze uitgever terug te vinden is in de Lijst van uitgevers in VABB-SHW versie X (2009-2018), raadpleegbaar via de website van het VABB-SHW. Indien dit het geval is en je boekpublicatie is minstens 4 pagina’s lang, dan zal uw publicatie in het VABB-SHW worden opgenomen. Indien dit niet het geval is en u wenst dat uw boekpublicatie alsnog in aanmerking kan komen voor opname in het VABB-SHW, dient u ofwel één of meerdere reviewverslagen te voorzien voor de desbetreffende publicatie, ofwel een bewijs dat een (succesvolle) procedure bij de Universitaire Stichting doorlopen werd, en dient u deze documenten bij de invoer van de boekpublicatie in de Document Server op te laden. Voor alle duidelijkheid: loutere affirmatie van de toepassing van peer review door de editor of uitgever volstaat niet. Er dienen steeds concrete én volledige reviewverslagen te worden aangeleverd. Een synthese van de belangrijkste commentaren van de reviewers is dus niet voldoende! De Universiteitsbibliotheek zet de reviewverslagen of het bewijs van de Universitaire Stichting onder een volledig en permanent embargo en bezorgt de documenten tijdens de maand oktober aan het Gezaghebbend Panel van het VABB-SHW die op basis van de aangeleverde documentatie beslist of de boekpublicatie al dan niet opgenomen wordt in de volgende versie van het VABB-SHW die in juni wordt gepubliceerd. Uiteraard worden de documenten confidentieel behandeld.

Opgelet:

  • Voor (hoofdstukken in) (proceedings) boeken met GPRC label  hoeft u in principe geen reviewverslagen te voorzien, aangezien het Gezaghebbend Panel van het VABB-SHW deze verslagen normaal gezien krijgt van de uitgever.  In uitzonderlijke gevallen gebeurt dit echter niet en moet de Universiteitsbibliotheek alsnog aan de desbetreffende onderzoeker(s) vragen om de reviewverslagen bij de uitgever op te vragen, zodat deze aangeleverd kunnen worden aan het Gezaghebbend Panel.
  • Voor een boek waarvan u auteur bent, dient u voor het volledige boek één of meerdere reviewverslagen te voorzien, of een bewijs dat een (succesvolle) procedure bij de Universitaire Stichting doorlopen werd.
  • Voor een boek waarvan u editor bent, dient u voor elk hoofdstuk één of meerdere reviewverslagen te voorzien, of een bewijs dat een (succesvolle) procedure bij de Universitaire Stichting doorlopen werd.
  • Indien u gaat publiceren in een boekenreeks:
    Controleer of de reeks terug te vinden is in de Lijst van boekenreeksen met peer review, raadpleegbaar via de website van het VABB-SHW. Indien dit het geval is en uw boekpublicatie is minstens 4 pagina’s lang, dan zal uw publicatie in het VABB-SHW worden opgenomen. Indien dit niet het geval is en u wenst dat uw boekpublicatie alsnog in aanmerking kan komen voor opname in het VABB-SHW, dient u ofwel één of meerdere reviewverslagen te voorzien voor de desbetreffende publicatie, ofwel een bewijs dat een (succesvolle) procedure bij de Universitaire Stichting doorlopen werd, en dient u deze documenten bij de invoer van de boekpublicatie in de Document Server op te laden. Voor alle duidelijkheid: loutere affirmatie van de toepassing van peer review door de editor of uitgever volstaat niet. Er dienen steeds concrete én volledige reviewverslagen te worden aangeleverd. Een synthese van de belangrijkste commentaren van de reviewers is dus niet voldoende! De Universiteitsbibliotheek zet de reviewverslagen of het bewijs van de Universitaire Stichting onder een volledig en permanent embargo en bezorgt de documenten tijdens de maand oktober aan het Gezaghebbend Panel van het VABB-SHW die op basis van de aangeleverde documentatie beslist of de boekpublicatie al dan niet opgenomen wordt in de volgende versie van het VABB-SHW die in juni wordt gepubliceerd. Uiteraard worden de documenten confidentieel behandeld. 

Opgelet:

  • Voor (hoofdstukken in) (proceedings) boeken met GPRC label  hoeft u in principe geen reviewverslagen te voorzien, aangezien het Gezaghebbend Panel van het VABB-SHW deze verslagen normaal gezien krijgt van de uitgever.  In uitzonderlijke gevallen gebeurt dit echter niet en moet de Universiteitsbibliotheek alsnog aan de desbetreffende onderzoeker(s) vragen om de reviewverslagen bij de uitgever op te vragen, zodat deze aangeleverd kunnen worden aan het Gezaghebbend Panel.
  • Voor een boek waarvan u auteur bent, dient u voor het volledige boek één of meerdere reviewverslagen te voorzien, of een bewijs dat een (succesvolle) procedure bij de Universitaire Stichting doorlopen werd.
  • Voor een boek waarvan u editor bent, dient u voor elk hoofdstuk één of meerdere reviewverslagen te voorzien, of een bewijs dat een (succesvolle) procedure bij de Universitaire Stichting doorlopen werd.

Meer informatie vindt u op de website van het VABB-SHW.
Heeft u toch nog concrete vragen, neem dan zeker contact met ons op, hetzij via e-mail (eline.schoeters@uhasselt.be of hilde.cleeren@uhasselt.be) hetzij telefonisch (011/26.81.22 of 011/26.90.77). We helpen u graag verder!

Top