Waar komt het op neer?
De Universiteit Hasselt schaart zich achter een Open Access visie gebaseerd op de ‘green road’. Dit houdt in dat elke UHasselt-auteur die peer-reviewed tijdschriftartikels en/of peer-reviewed proceedings papers publiceert in een betalend tijdschrift of proceedings boek, zich engageert om de auteursversies van deze publicaties op te nemen in de Document Server@UHasselt (d.i. de institutionele repository van UHasselt). Met de auteursversie wordt bedoeld: de laatste versie van de tekst na peer review, maar vóór de finale lay-out van de uitgever. Deze versie staat ook bekend als de 'post-reviewed preprint', ‘accepted version', ‘postprint’, ‘post-refereed print’ of ‘author’s accepted manuscript (AAM)’. Deze auteursversie kan namelijk vrij ter beschikking gesteld worden, al dan niet na een embargoperiode. Hierbij wordt rekening gehouden met het copyright beleid van de uitgever (cf. hulpmiddel om dit na te kijken is de Sherpa Romeo database).
Voor alle duidelijkheid:
- De Universiteitsbibliotheek tracht eveneens de gepubliceerde versie in de Document Server op te nemen. Deze wordt enkel toegankelijk gemaakt binnen de Universiteit Hasselt via het gesloten intranet.
- Indien de uitgever toelaat de gepubliceerde versie volledig openbaar te maken (bijv. wanneer je gepubliceerd hebt in een gold open access tijdschrift), dan wordt enkel de gepubliceerde versie opgeladen en voor iedereen opengesteld; het opladen van de auteursversie is in dat geval uiteraard overbodig.
Wat wordt van elke UHasselt auteur verwacht?
Van UHasselt auteurs wordt verwacht dat ze de auteursversie van hun peer-reviewed publicaties uit betalende tijdschriften en proceedings in de repository van de Universiteit Hasselt opladen (cf. Document Server@UHasselt). Het is aangewezen om de upload uit te voeren op het moment van de officiële publicatie door de uitgever. Deze taak kan desgewenst worden uitbesteed aan een collega of secretariaatsmedewerker.
De Universiteitsbibliotheek controleert voor elke opgeladen tekst het Open Access-beleid van de uitgever en past de toegang in de Document Server hieraan aan. Dit resulteert in drie opties:
- open access: de full text is vrij beschikbaar voor iedereen, ook voor externen.
- restricted access: de full text zit onder embargo, maar kan wel geraadpleegd worden door UHasselt personeel en UHasselt studenten nadat ze ingelogd zijn.
- closed access: de full text zit volledig onder embargo en kan dus door niemand worden geraadpleegd; indien vereist kunnen zelfs de metadata onder embargo geplaatst worden.
Voor alle duidelijkheid:
- Wanneer de opname volledig is afgerond, wordt de UHasselt auteur hiervan per e-mail op de hoogte gebracht. Indien gegevens ontbreken, wordt de UHasselt auteur gecontacteerd door de Universiteitsbibliotheek.
- De publicaties die in de Web of Science terechtkomen, worden gescreend door de Universiteitsbibliotheek. Indien deze publicaties nog niet aanwezig zijn in de Document Server, voert de bibliotheek ze alsnog in, waarna de auteursversie zal worden opgevraagd bij de bewuste UHasselt auteur.
- Het is de verantwoordelijkheid van de UHasselt auteur om ervoor te zorgen dat zijn publicatielijst correct en volledig is.
- De Universiteitsbibliotheek gaat ervan uit dat de copyright afspraken van toepassing zijn die voor elke uitgever op Sherpa Romeo vermeld worden. Het is de verantwoordelijkheid van de Universiteitsbibliotheek om die informatie correct toe te passen. Indien er tussen de UHasselt auteur en de uitgever evenwel specifieke afspraken werden overeengekomen rond het ter beschikking stellen van de tekst via internet of indien er rekening moet worden gehouden met bepaalde intellectuele rechten die dienen te worden beschermd, dan moet de UHasselt auteur dit aan de Universiteitsbibliotheek melden.
Opvolging achteraf
Na deponering kunnen aanpassingen en correcties aan publicaties doorgegeven worden aan de Universiteitsbibliotheek, die hierover de eindverantwoordelijkheid draagt. In geval van discussie over publicatiecategorieën wordt contact opgenomen met de Dienst Onderzoekscoördinatie, die ook alle andere betwistingen zal behandelen.
Vanwaar de keuze van UHasselt voor de 'green road'?
De keuze van UHasselt voor de 'green road' biedt heel wat voordelen:
- meerdere financieringsfondsen verplichten dat publicaties in open access worden aangeboden en via het deponeren van de auteursversie in de Document Server voldoe je aan die verplichting (zeker als de funder akkoord kan gaan met een korte embargoperiode);
- het Europees beleid wil open access als publicatiestandaard invoeren;
- maximale archivering (lange termijn bewaring) van de eigen publicatie-output, zodat huidige en toekomstige studenten en onderzoekers toegang hebben tot UHasselt-onderzoek;
- geen enkele belemmering bij het publiceren; de vrije keuze van journal blijft gewaarborgd;
- veel goedkoper dan de golden road;
- geen gevaar voor "double dipping", waarbij de vergoeding voor het open access publiceren bovenop de normale abonnementsprijs van het tijdschrift komt;
- mogelijkheid tot het bijhouden en exporteren van een publicatielijst;
- koppeling met diverse andere UHasselt-toepassingen zodat dubbele invoer wordt vermeden;