Wat is de UHasselt metadata repository en hoe werkt het?
Wat is het doel van de metadata repository?
Welke begeleiding is er voorzien aan UHasselt?
Deponeer de metadata van jouw datasets
Wat is de UHasselt metadata repository en hoe werkt het?
De UHasselt metadata repository is geïntegreerd in de Document Server, de databank waarin UHasselt-auteurs momenteel reeds hun publicaties deponeren. Onderzoekers geaffilieerd aan UHasselt worden verondersteld om vanaf heden ook de metadata op te laden van de datasets die aan hun peer-reviewed publicaties ten grondslag liggen.
Metadata geven informatie over een dataset op een gestructureerde manier weer: bijv. auteur(s), locatie, datum, beschrijving, formaten, toegang, licentie, etc. De datasets zelf bevinden zich op een externe locatie (bij voorkeur een domein-specifieke data repository).
Het proces van invoer in de metadata repository is vergelijkbaar met de invoer van publicaties. Als een dataset in een data repository wordt gearchiveerd, krijgt die dataset normaliter een persistent identifier (bijv. DOI) toegewezen. Als de onderzoeker die persistent identifier invult in de Document Server, worden zo goed als alle vereiste metadatavelden automatisch aangevuld, wat het bijkomende manuele werk aanzienlijk verlicht. Het volstaat om deze velden na te kijken en eventueel ontbrekende informatie aan te vullen. Het stappenplan (met kennisclip) vind je hier.
Het RDM team doet een finale check op de correctheid en volledigheid van de gegevens alvorens de metadata te publiceren. Zij zetten ook processen op die toelaten om, waar mogelijk, proactief de metadata binnen te trekken van datasets die gecreëerd en extern gearchiveerd werden door UHasselt onderzoekers, teneinde de administratieve overlast zoveel mogelijk te beperken.
Wat is het doel van de metadata repository?
In de eerste plaats dient de metadata repository als instrument om aan de verplichtingen inzake de BOF- en IOF-sleutel te kunnen voldoen en om de KPI-rapportering vanuit UHasselt aan de Vlaamse Overheid te voeden, meerbepaald de KPI’s FAIR data en Open data. Deze zijn opgelegd door de Flemish Open Science Board (FOSB) en worden gemeten voor alle onderzoeksprojecten gesponsord door Vlaamse publieke middelen. De metadata repository hanteert een metadatamodel dat overeengekomen is voor alle Vlaamse onderzoeksinstellingen waardoor informatie uniform kan aangeleverd worden aan FRIS. Die informatie bevat onder andere de persistent identifier, de toegang, de licentie, de formaten, etc. Op basis daarvan wordt in FRIS de evolutie van de Vlaamse onderzoeksinstellingen richting Open Science gevisualiseerd.
In de tweede plaats helpt de metadata repository een onderzoeker om te voldoen aan de opgelegde FAIR principes van zijn/haar funder. FAIR data zijn data die Findable (vindbaar), Accessible (toegankelijk), Interoperable (interoperabel) en Reusable (herbruikbaar) zijn.
- De data worden vindbaar, want je kan ze opzoeken via de UHasselt metadata repository.
- De data worden toegankelijk, want in de metadata staan de toegangsvoorwaarden vermeld. Toegankelijk wilt niet zeggen “beschikbaar voor het publiek”, maar “de toegang is gedefinieerd volgens een bepaalde procedure”. De metadata zelf kunnen altijd publiek beschikbaar gesteld worden, aangezien deze louter beschrijvend zijn en dus geen gevoelige gegevens bevatten, in tegenstelling tot sommige datasets zelf.
- De data worden herbruikbaar, want in de metadata wordt een licentie vermeld die bepaalt wat anderen wel en niet met de dataset mogen doen.
Er zijn, in de derde plaats, ook voordelen aan verbonden voor de onderzoekers zelf. Net zoals de publicaties die worden opgeladen in de Document Server, zullen de datasets beschreven in de metadata repository worden getoond op het profiel en het CV van de onderzoeker. Hij/zij kan bijgevolg erkenning krijgen voor zijn/haar data en visibiliteit creëren voor zijn/haar onderzoek.
Welke begeleiding is er voorzien aan UHasselt?
De reeds bestaande handleiding van de Document Server is herzien en geüpdatet (met o.a. nieuwe kennisclips) en bevat ook de noodzakelijke uitleg over het submissieproces in de metadata repository.
Voor bijkomende vragen, problemen en/of persoonlijke begeleiding kunnen onderzoekers ten allen tijde het RDM team contacteren. En net zoals dat voor publicaties gebeurt, zal het RDM team een grondige kwaliteitscontrole uitvoeren op alle ingevoerde records alvorens deze effectief te publiceren.